Что такое Agile-методология и как ее применять

Agile — это набор методов и практик для управления проектами. Методологию разработали чуть более 20 лет назад, но она уже помогла кардинально изменить подход к организации командного взаимодействия в разных сферах — например, в маркетинге и IT. Рассказываем, что такое Agile, где используют метод, как внедрить его в свою компанию. 

Что такое Agile и где используют метод 

Традиционный подход к управлению проектами предполагает строгую иерархию. Руководитель определяет цель работы, делегирует задачи менеджерам отдельных подразделений, а те распределяют их между сотрудниками. Работу над проектом ведут поэтапно: пока не выполнили один шаг, к следующему не приступают.

В 2001 году был опубликован манифест Agile, провозгласивший новый подход к менеджменту. В нем описывают следующие ценности:

• взаимодействие с людьми важнее, чем процессы и инструменты;

• работать над качеством продукта важнее, чем оформлять документы;

• клиентоориентированный подход важнее, чем выполнение условий договора;

• корректировать и менять проект при необходимости важнее, чем следовать заданной стратегии.

Изначально манифест разрабатывали для разработки программного обеспечения. Но вскоре оказалось, что принципы Agile подходят и для других сфер. Например, методологию применяют для стартапов, краткосрочных проектов, разработки новых продуктов, где нет четких представлений о результате и плане действий.

Принципы гибкой разработки

Разбивка на мини-блоки. Проект разбивают на небольшие задачи и устанавливают к ним сроки. Это делает прогресс наглядным, что положительно сказывается на общей продуктивности.

Работа в небольших командах. Сотрудников группируют в мини-команды до 12 человек. Состав и численность меняется в зависимости от задачи. Каждая команда работает над определенной частью или функцией продукта и сама определяет действия, темп работы и условия.

Роли участников проекта распределяют примерно так:

• владелец — отвечает за видение конечного продукта, определение целевой аудитории, общую концепцию;

• координатор — руководит процессами в команде;

• разработчики — непосредственно создают продукт.
  

Полная прозрачность. Процесс работы над конкретной задачей обычно отображается на общей доске. Поэтому каждый работает в рамках отведенной ему роли, но имеет общее представление о том, что делают другие. Дополнительный плюс — повышение мотивации сотрудников.

Быстрая проверка и обратная связь на каждом цикле. В конце каждого шага сотрудники подводят итоги выполнения каждой задачи. Это позволяет одной команде не ждать остальные. Каждая группа в своем темпе заканчивает один этап и приступает к следующему.

Вместо того чтобы создать продукт, а потом анализировать обратную связь от клиента, команды получают ее при завершении каждого мини-блока. Так получается быстрее вносить корректировки.

Получать обратную связь полезно не только во время разработки продукта, но и после его запуска. Контакт-центр MANGO OFFICE позволяет записывать все разговоры с покупателями. Вы сможете анализировать обращения потребителей, чтобы получать необходимую информацию для исследования. За счет распределения вызовов между свободными операторами, сокращения времени ожидания, реализации многоканального общения вы повысите качество обслуживания клиентов.

Плюсы и минусы

Разберем преимущества Agile в сравнении с традиционным методом.

Также выделим недостатки гибкой разработки.

Методы Agile

Agile — это целый набор подходов. Однако наибольшую известность получили два из них — Scrum и Kanban.

Scrum

Метод строится на идеях постоянного обучения и адаптации к изменениям. Вот как это работает:

1. Заказчик дает вводные и готовит ТЗ для продукта.
   

2. Руководитель определяет спринты. Так называют период работы над конкретной частью проекта. Каждому спринту устанавливают срок — как правило, от одной до четырех недель. Работы берут из бэклога проекта. У каждого спринта тоже есть свой бэклог. 

3. После выполнения каждого спринта команда демонстрирует результаты. Спринт считают завершенным, если удалось достичь его целей. Вместе с руководителем участники обсуждают бэклог продукта, вносят необходимые изменения в план работы и проводят ретроспективу. На ней выясняют, с какими проблемами столкнулась команда, чего удалось достичь, что нового они узнали в процессе. 

Чтобы организовать работу по методу Scrum, используют специальное ПО. Пример: Wrike, Teamwork, ClickUp, monday.com. 

Kanban

Метод подразумевает равномерное распределение нагрузки между членами команды. Его применяют для создания творческих продуктов — таких, реализацию которых сложно описать в виде технических параметров. Для этого работу над задачей визуализируют на специальных канбан-досках. На них удобно контролировать сроки выполнения каждого мини-блока.

Расскажем, как работает Kanban:

• Доску делят на несколько колонок. Каждая из них отражает состояние процесса. Примеры — «Нужно сделать», «В работе», «Готово». 

• В этих столбцах создают канбан-карточки с названием задачи, описанием, степенью срочности выполнения.

• Сотрудник открывает карточку из колонки «Нужно сделать», переносит ее в столбец «В работе». После того как он справится с заданием, перемещает канбан-карточку в раздел «Готово». 

От Scrum Канбан отличается по двум параметрам:

• у Scrum — организованные периоды работы с конкретными задачами и сроками, у Kanban — беспрерывный поток задач;

• в Scrum для контроля над процессом и проверки достижений используют спринты, а в Kanban доски.
  

Примеры программ для работы по методу Kanban: Jira, Trello, Asana, Breeze, Blossom. 

Как внедрить 

Внедрение гибкой разработки предполагает следующее:

• личная ответственность — каждый участник процесса самостоятельно отвечает за выполнение своей задачи;

• стимулирование инноваций — реализация мини-блоков должна приводить к совершенствованию продукта;

• налаживание обратной связи — не только с клиентами, но и между командами.

Инструкция по применению подхода в команде:

1. Выберите продукт, который хотите разработать с помощью Agile. Оптимальный вариант — несрочный проект с интересными задачами для сотрудников. 

2. Обучите участников методам Scrum и Kanban. Это самые доступные подходы — по ним есть много бесплатных обучающих материалов в интернете и онлайн-курсов.

3. Обсудите стратегию проекта по методу Agile с командой — например, сколько у вас будет групп и этапов работы, какая будет зона ответственности у каждого участника.

Трудности при внедрении Agile связаны с нарушением привычной иерархии. Например, руководителю предстоит понять, что в некоторых вопросах лучше прислушиваться к мнению команды. Сложности могут возникнуть и у сотрудников — особенно у тех, кто привык выполнять задачи в одиночку.

Пример использования

Допустим, вы решили начать собственный бизнес — открыть небольшую кофейню. Вначале представим, что вы используете стандартный подход к реализации проекта, а затем — Agile-методику.

В первом случае при создании концепции вы ориентируетесь на собственный вкус. Находите свободное помещение возле дома, набираете сотрудников. Все получают указания: дизайнер продумывает интерьер, повар разрабатывает меню. Каждое действие подкреплено регламентами, чтобы у команды было четкое представление конечного результата. 

После того как сотрудники справятся с задачами, оцениваете качество их работы и, если вас устраивает результат, принимаете работу, затем открываете заведение.

В agile-методе решение принимается не из одного центра. Кто-то берет на себя ведение соцсетей, кто-то — поиск поставщиков, кто-то — оформление зала, составление меню и прочее. На ежедневных встречах вы вместе обсуждаете сложности и успехи рабочих процессов, думаете над решением проблем. Также учитываете фидбэк от покупателей и приглашаете на консультацию маркетолога. 

Командная работа и обратная связь позволяют непрерывно улучшать конечный продукт и увеличивать на него спрос.

Что важно запомнить

• Agile-методология — сравнительно новый подход к управлению проектами. Он эффективен при создании клиентоориентированного продукта. Методология помогает учитывать мнения заказчика, членов команды, а также потенциальных потребителей. 

• Плюсы Agile — сокращение времени на подготовку документации, увеличение числа полезных функций продукта за счет его постоянного обсуждения с командой, регулярная демонстрация результатов.

• Минусы подхода — отсутствие четкого плана разработки, риск получить продукт низкого качества, перенос дедлайнов из-за частого внесения изменений.

• Принципы Agile — разделение проекта на мини-блоки, работа в небольших командах, автономность сотрудников, распределение ролей в команде, быстрая проверка каждого шага, прозрачность процессов, пропускная способность, получение обратной связи на всех этапах.

• Чтобы внедрить методологию, выберите подходящий продукт для разработки по Agile, обучите команду основным подходам (Scrum и Kanban), обсудите стратегию проекта с участниками (на сколько групп нужно поделить сотрудников, сколько потребуется этапов работы и прочее).